皆さんは、1日の仕事を始める前にどうやってその日の予定を立てるでしょうか？
もちろん、会議の予定など「〇時にXXをしなくてはいけない」という内容はあります。
しかし、それ以外の内容について「今日は〇〇とXXをこなす」と予定を立てますか？
それとも「45分間を〇〇に充てて、75分間をXXに充てる」というような予定を立てるでしょうか？
仕事の内容次第ですが、後者の様な予定の立て方が有効な時もあります。

様々な仕事や責任に追われる中でどのようにして効率の良い時間の使い方ができるか、複数のManagementの視点から考えるのが良いといわれています。
もちろん、すべてはTime Managementに関わるものですが、それにかかわる要素としては例えばRisk Managementがありますね。
「これをこなしておかないと、後々大きな問題になる」とか「これを今のうちにやらないと、後々より長時間を割いて仕事をしないといけなくなる」など、今時間を使わないことのリスクを考えたアプローチです。

2つ目にあるのは、Resource Managementの視点。
つまり「今なら、このプロジェクトの意思決定権を持つ人が全員集まれるけど、このタイミングを逃したら次にいつ集まれるかわからない」とか「今なら時間が空いているから（時間もResourceです）、優先順位は低いけど、仕事を終わらせておこう」といった視点。

3つ目にあるのが、Relationship Managementの視点。
組織のために働く個人とはいえ、個人には感情があります。
個人の感情や心理に気を配って、気持ちよく仕事をしてもらうことが組織のパフォーマンスにもつながります。
そうすると「〇〇さんに言われたXXの件、今のうちに対応しておこう」などという時間の使い方もできるでしょう。

意外と忘れられがちでありながらも大切なのは、Self Managementの視点。
「心理的にいっぱいいっぱいで、ここで休みを取らないと」とか「〇〇の案件が頭から離れなくて、今こなしておかないわけにはいかない」などという経験があるのではないでしょうか？
時には自分の心理状況などをきちんと判断して、それに従った時間の使い方も大切。
それには、前述の通り「この仕事をする」というだけではなく「この仕事から距離を取る」とか「休みを取る」ということも含まれます。

時間は限られていると同時に、平等に与えられているもの。
その時間をどう使うか考えるうえで、複数の視点から考えて理由を持ったIntentionalな時間の使い方が、効率の良いビジネスにつながるのではないでしょうか？

筆者：木内 裕也 PEGL[ぺグル]-実践ビジネス英語講座-講師
ミシガン州立大学アメリカ研究博士号取得。国際会議、企業間交渉、テレビ放送などでの同時通訳ならびに実務翻訳を中心に活動。バラック・オバマ元大統領の自伝、マイ・ドリームの翻訳者。アフリカ系アメリカ人の歴史と文化を学術専門分野としてデトロイトやボストンなどで研究を行う。ミシガン州立大学では、アメリカ研究、大衆文化の授業を担当。上智大学で通訳講座を担当した経歴も持つ。TOEIC、TOEFLで満点、英検1級など主要な英語資格検定で最高峰の記録を持つ。